如何讓部屬願意將完整訊息上傳？

卡內基每周一智
日本松下電氣的創始人松下先生，描述該公司早期的一段趣事：「好幾年前，當我們公司只有四、五百個員工的時候，有個經銷商把我們負責送貨的小弟痛罵了一頓。那位經銷商大吼大叫，說他剛賣了一些我們公司的產品給某家商品，卻遭到了退貨。『讓你們老闆來開電器公司，實在是入錯了行。』他說：『你的技術要好好改進。』『假如你們只能生產這種爛貨，你們老闆還不如推著車子去賣烤蕃薯！』那個送貨的小弟回報告經理，並把經銷商所講的話一字不漏地傳述給經理聽。那經理立刻趕到經銷商的店裡，為我們公司產品所造成的麻煩向他道歉。那時，經銷商已經冷靜下來，他很不好意思地回答道：『我正在氣頭上，不免講了些不該講的話。沒想到小弟會把賣蕃薯的話都告訴你。』這件事過去之後，他倆人變成了好朋友。會有這樣完好的結局，是因為送貨的小弟把整個事情的經過報告給經理，而經理又立刻行動的緣故。每個公司或商店，都應該鼓勵員工隨時把重要的事情向主管報告，無論消息是好是壞。內部溝通良好的公司，同樣的過錯絕不會再發生。」

所以身為主管不僅要知道如何把訊息傳達給部屬，也要知道如何讓部屬他們的意見傳達上來。鼓勵員工把意見向上傳達，最常用的方法是「意見箱」的使用。員工若有任何建議被採用，可以得到獎品或獎金，當然，還有讚賞和榮譽。據已經採用這種制度的公司表示：他們接到許多極好的意見，其中包括如何節省開銷、改革方法、操作新技術、甚至還有新產品的設計等等。

另一個方法是由主管來舉辦「腦力激盪」會議。此種會議是否能夠成功，端看主管如何引導。假如雙方能夠彼此互信，則會議的效果會很不錯，否則，就要陷入泥沼裡了。

最好的訊息上達方式，是「面對面」的溝通。由於人的差異性很大，採用這種方式很需要技巧，而且也需要時間來了解每個部屬的狀況。雖然這要花去不少時間和精力，有時還似乎沒什麼效果。但只要氣氛良好，關係建立起來，以後他們不只會願意向你傳達意見，在工作上也會表現更良好。

若是訊息較為保密或是壞消息，無法透過正常管道來上傳，最常被主管採用的方式，就是所謂的「開門政策」。此政策的成效尚無定論，完全視使用的態度而定。對管理工作來說，沒有所謂的「神奇處方」可以保證員工一定把訊息向上呈報。因此，主管若能對部屬坦誠相對、又能發自內心願意聆聽、贏得他人的信賴時，員工才會所知道的訊息儘速傳送給你。